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Press Kit: come si fa una cartella stampa digitale

Come realizzare un Press Kit aziendale di successo che faccia la differenza per il tuo sito web e per il tuo business? Ecco le regole per riuscire a farsi notare in rete da clienti e operatori del settore.

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Il Press Kit è uno strumento che serve per fare sapere al mondo digitale ed in particolare a clienti, operatori del settore e della comunicazione che non solo esisti, ma che il tuo Brand merita attenzione. La cartella stampa digitale è il tuo biglietto da visita professionale e insieme una finestra virtuale sulla tua azienda.

Press Kit: cos’è e a cosa serve

Immagina il Press Kit digitale come il giusto mix fra una fotografia, un biglietto da visita e un curriculum vitae. Il visitatore – sia esso un blogger del settore, un potenziale cliente o un giornalista – deve ricavarne informazioni rapide e risorse multimediali utili, possibilmente da scaricare e utilizzare secondo le finalità del caso: logo, statistiche, portfolio etc.

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In sostanza di tratta di uno strumento di PR che può offrire maggiore visibilità al Brand e attrarre clienti per il tuo business sia aziendale che professionale, perché utilizzabile anche da liberi professionisti e performers. Senza dimenticare che il Kit Stampa Digitale è un buon alleato per la SEO (Search Engine Optimization) del tuo sito web: fornendo contenuti originali, aggiornati e di qualità il tuo Press Kit sarà sicuramente apprezzato dai Google bot e aiuterà il posizionamento naturale sulle parole chiave specifiche, magari anche grazie ad un backlink qualificato che punta al tuo sito professionale.

Riassumiamo adesso le caratteristiche che deve avere un Press Kit di successo:

  • Informazioni organizzate di chi sei e dove ti ‘posizioni’ con la tua azienda o con la tua professione.
  • Contenuto strutturato a seconda del settore di riferimento, delle dimensioni del business e del tipo di target al quale ti rivolgi.
  • Varietà di materiali studiati con strategia coordinata rispetto al marchio aziendale e al settore di riferimento e formati digitali facilmente condivisibili dagli utenti.

A cosa serve la sezione Cartella Stampa Digitale di un’azienda o di un libero professionista? In poche parole a rendere facilmente accessibili le informazioni, invogliando così giornalisti e blogger a interessarsi del tuo marchio, oppure a contattarti. Ma anche, aspetto niente affatto secondario, a fare brand reputation in modo coerente e funzionale e a creare un’identità aziendale solida e soprattutto riconoscibile.

Press Kit: come si fa in 5 punti

Per fare un Press Kit efficace, ovvero che raggiunga gli obiettivi prefissati in termini di Digital PR, dovrai per prima cosa tenere conto del settore aziendale o professionale nel quale ti collochi. Ecco perché nell’elenco che segue abbiamo compreso esclusivamente gli elementi principali e quelli più comuni:

  1. Panoramica su azienda e professionalità: È l’evoluzione della pagina statica e di vecchia concezione “Chi siamo”. In questa sezione dovrai attirare l’attenzione dei media o dei potenziali clienti, utilizzando la tecnica dello storytelling e raccontare in modo originale cosa offri e perché vale la pena di occuparsi del tuo prodotto/servizio. Per essere coinvolgente, seppure in modo sintetico e diretto, puoi raccontare le persone che hanno fatto la storia della tua attività e che contribuiscono ogni giorno a modellarla: fondatore, collaboratori, manager etc. Una foto o un video delle persone coinvolte è il file multimediale più indicato per questa sezione che dice “siamo questi e ci mettiamo la nostra faccia”.
  2. Statistiche aziendali e schede prodotti / servizi: Questa sezione risponde alla domanda “Cosa facciamo” ed informa media e clienti sui dati che circoscrivono il successo del tuo marchio nel settore di riferimento. I numeri possono essere relativi all’andamento delle vendite, come anche al numero dei followers sui social media e può essere di impatto esporli sotto forma di infografiche. Mentre per quanto concerne i dettagli su prodotti e servizi, mostra chiaramente cosa offri ai consumatori. Una descrizione didascalica con prezzo, dimensioni, materiali, colori, uso etc. deve essere contestualizzata utilizzando una frase che evidenzia i punti di forza e i vantaggi dell’offerta. Consigliate – anche come sezione a parte, ma concettualmente legata al “Cosa facciamo” – le recensioni di testimonials che raccontano in prima persona, perché quel prodotto / servizio ha funzionato per loro.
  3. Media gallery di alta qualità: Sono una parte focale del Press Kit perché gli elementi visivi – foto e video – sono quelli di maggiore impatto dal punto di vista della comunicazione. Per questo motivo è necessario che i file siano di massima qualità: dalle foto dei prodotti ai video che presentano lo staff, o viceversa. Un discorso a parte merita il tuo logo per il quale si consiglia di aggiungere più di una opzione per quanto riguarda la dimensione e il formato, così che possa essere facilmente utilizzato in diversi contesti di marketing e comunicazione: stampa, promozione, merchandising etc.
  4. Comunicati stampa e rassegna stampa: Un comunicato stampa ben fatto deve rispondere alle regole giornalistiche delle 5 W, ovvero Who (Chi), What (Cosa), Where (Dove), When (Quando), Why (Perché) e deve avere un titolo che sia in grado di incuriosire il lettore. Un altro suggerimento che può aiutare a raggiungere lo scopo, ovvero farsi leggere e indurre ad un’azione, è quello di essere sintetici: 300 / 500 parole sono sufficienti per arrivare al punto e per rendere il testo fruibile per il web. Se hai bisogno di più spazio 1.500 parole sono indicate per articoli di approfondimento su riviste cartacee e siti internet. Diversa dal comunicato stampa è la brochure che è un opuscolo promozionale non focalizzato su una notizia, ma piuttosto sul lancio e le caratteristiche di un prodotto o sui servizi offerti. Sia il comunicato che la brochure dovrebbero essere scaricabili dal sito internet. Per quanto riguarda invece la rassegna stampa dovrebbe comprendere le segnalazioni sui blog, gli articoli di riviste, interviste in podcast e tutto quello che ha avuto copertura mediatica e può aiutarti con le PR. Rientrano in questa sezione anche le menzioni, i riconoscimenti e i premi ricevuti che possono confermare la forza del tuo marchio.
  5. Informazioni di contatto e social: Farti trovare, restare in contatto con i clienti e spingere gli operatori media a seguirti sui social e possibilmente a condividere i tuoi contenuti, questo è lo scopo di questa sezione. È qui che dovrai aggiungere i link ai tuoi account social aziendali: Facebook, LinkedIn, Instagram, etc. per dare un ulteriore impulso alle tue attività di pubbliche relazioni.

Realizzare il Press Kit: istruzioni pratiche

Come si realizza in pratica un Press Kit? In rete si trovano diverse risorse che possono essere usate anche per un periodo di prova gratuita e che servono per creare il giusto mix fra testi, multimedia e grafica. Se invece preferisci affidare la creazione della cartella stampa digitale a dei professionisti, dovrai servirti per la parte tecnica del webmaster che cura la manutenzione ed implementazione del sito, mentre per la parte creativa ti serviranno un video maker / fotografo (multimedia) e un giornalista / copywriter (testi). Qui di seguito qualche indicazione pratica che può essere utile in fase di progettazione:

  • La cartella stampa digitale deve essere concepita in modo organico con il sito web e ad essa può essere dedicata una pagina specifica chiamata “Sala stampa”, oppure “Area multimedia”, o anche semplicemente “Press Kit”. La pagina dovrà essere collegata al menu, in modo tale che i visitatori la possano vedere quando atterrano sulla Home Page.
  • Se invece vuoi fare in modo che il tuo Press Kit sia uno strumento per generare nuovi lead puoi realizzare una landing page ad hoc, per esempio finalizzata ad approfondire le informazioni di un comunicato stampa sul lancio di nuovo prodotto / servizio. Per farlo basterà inserire il link alla Landing Page, per esempio com/nuovoservizio. E per renderla navigabile anche su carta stampata, non dimenticare di aggiungere un QR-Code.
  • Per riempire fisicamente la cartella stampa dovrai caricare i documenti che fanno parte delle diverse sezioni: immagini ad alta risoluzione, video, comunicati stampa etc. Consultati con il tuo webmaster se sia il caso, per rendere meno pesante il caricamento della pagina, di formattare / zippare alcuni elementi del Press Kit e fornire il link dove è possibile effettuare il download.
  • Per quanto riguarda le immagini ricordati di seguire alcune regole base per quanto riguarda la dimensione e la risoluzione. Una risoluzione di 72 dpi con dimensione di 800 x 600 pixel è il formato corretto per il web, mentre per la carta stampata la risoluzione dovrà essere più alta (300 dpi). Le immagini devono essere nominate adeguatamente e contenere nel nome la parola chiave, per esempio lancio-prodotto-x-nomeazienda.jpg. Come già ricordato nel paragrafo precedente, accompagna ogni foto con una breve didascalia che aiuti il visitatore a capire immediatamente di cosa si tratta.

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