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Come usare il cloud per snellire i processi d'acquisto in azienda

Il cloud computing è diventato cruciale per i processi di approvvigionamento aziendale: ecco come viene usato e quali sono i vantaggi

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Durante la pandemia le aziende hanno dovuto affrontare diverse difficoltà, tra queste c’è anche la gestione dei processi di acquisto. Infatti, l’emergenza ha creato diversi ostacoli nel lungo percorso di approvvigionamento a livello globale. Per molte imprese risolvere i problema legati alla catena di acquisti e approvigionamenti è stata una priorità. In questo contesto, le realtà più lungimiranti e innovative si sono affidate alle nuove tecnologie. In particolare il cloud computing si è rivelato molto utile per la gestione del procurement management.

Cosa è lo smart procurement

Con smart procurement o e-procurement si intende l’approvvigionamento intelligente, ovvero il processo tramite cui le organizzazioni private e pubbliche acquistano i propri prodotti e servizi. Fino a diversi anni fa, questo tipo di attività veniva effettuato completamente offline, grazie all’esistenza di cataloghi specifici con tariffe ad hoc pensate per il B2B. Inoltre, ogni operazione era svolta grazie ad un network di professionisti che si recano personalmente presso l’azienda. Per far arrivare le merci nelle diverse aziende erano necessari moduli, listini stampati e altra documentazione cartacea. I fornitori erano inseriti all’interno di un apposito Albo dei Fornitori.

Oggigiorno lo smart procurement viene effettuato online e negli ultimi tempi vengono integrate nuove tecnologie, come il cloud computing, per renderlo ancora più e sicuro. Oggi al posto di listini e documenti esistono appositi software che lavorano grazie al cloud e che quindi sono accessibili in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo. Ciò permette di tenere d’occhio tutte le fasi del processo e intervenire subito in caso di ritardi o altre problematiche.

Inoltre, con l’e-procurement è possibile gestire in modo più trasparente le gare d’appalto, necessarie per affidare particolari approvvigionamenti di grandi dimensioni o rivolti all’amministrazione pubblica. Come interviene in questo contesto il cloud computing?

Smart procurement e vantaggi del cloud computing

Secondo il report Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2019, il 68% delle aziende intervistate ha digitalizzato i processi legati al procurement, mentre il 70% ha come obiettivo la riduzione dei costi proprio grazie alla digitalizzazione dei processi entro un anno.

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Queste necessità sono aumentate soprattutto durante l’emergenza sanitaria e molti imprenditori si sono affidati a software di cloud computing con successo. Ciò ha concesso di continuare a gestire l’approvvigionamento in sicurezza anche quando metà Pianeta era ferma a causa dell’emergenza sanitaria e le persone lavoravano in smart working.

La tecnologia ha enormi vantaggi per le aziende. Innanzitutto, tutti i processi legati alla vendita e all’arrivo di beni materiali e immateriali sono gestiti in-app. Ciò permette alle diverse figure professionale di sapere a che punto è l’approvvigionamento e comunicare a distanza in modo istantaneo. Infatti, all’interno delle app di e-procurement sono integrate anche funzionalità aggiuntive che servono agli utenti di comunicare.

Le chat sono una funzione fondamentale e possono essere avviate sia per il personale aziendale sia con i fornitori. Tali chat possono essere usate, non solo per parlare di uno specifico ordine, ma anche per scambiarsi e archiviare documenti. La comunicazione è infatti un elemento fondamentale per la riuscita dei processi di e-procurement.

Tutti gli aggiornamenti sono poi notificati ai diretti interessati tramite un sistema di avvisi e messaggi automatico. L’automatizzazione, unita al cloud computing, si rivela fondamentale e permette di ridurre al minimo le problematiche e avere tutto il team di lavoro e i quello dei fornitori ben allineato.

I processi di procurement intelligente offrono così alle aziende un’enorme opportunità. Non solo c’è un taglio netto sui costi, ma molti processi sono automatici quindi più veloci ed efficaci. Questo tipo di attività influenza anche il successo della Supply Chain, un’altra attività che grazie al digital ha avuto importanti sviluppi. La sfida è quella di digitalizzare l’azienda e trovare i migliori software di e-procurment che lavorano grazie al cloud computing.

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