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5 consigli pratici su come gestire un team da remoto

Come conciliare flessibilità e produttività operando da remoto? Chi si trova a gestire un team, ma anche chi collabora, ha bisogno di pianificazione, motivazione e strumentazione. Scopriamo quindi quali sono gli elementi essenziali per fare funzionare lo smart working

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Lo smart working ha rivoluzionato le abitudini di manager e collaboratori. Si tratta infatti di un impianto diverso dal concetto di telelavoro: mentre quest’ultimo mette al centro la tecnologia, lo smart working punta sul complesso sistema che permette di ricreare il processo lavorativo anche a casa. Ivi compresa la rete di collaborazione necessaria per raggiungere gli obiettivi. Per gestire un team al meglio, anche da remoto, bastano pochi accorgimenti. Ecco quali sono.

Come organizzare un team in remoto: la strumentazione

Sembra banale, ma non lo è: gli smart worker devono essere messi nella condizione di poter conseguire gli obiettivi. Questo significa che la strumentazione e la dotazione devono essere adeguate allo svolgimento delle proprie mansioni: connessione wireless, software per le videochiamate, computer performanti per la condivisione dello schermo sono solo alcuni esempi di funzioni di base. Altrettanto importante è la possibilità, in caso di malfunzionamento (capita anche nelle aziende più grandi e strutturate!), di ricevere supporto rapido da un help desk o da un sistemista.

Gestire un team a distanza: le abitudini

Alcune statistiche, relative allo smart working in Italia, hanno messo in rilievo dei dati da monitorare con attenzione: il 10% non fa pause regolari, il 25% lavora anche durante la pausa pranzo e quasi il 45% dedica alla pausa pranzo meno di un’ora. La gestione di un team così impostata porta all’overload del collaboratore. La capacità del leader si misura nell’assegnare le mansioni in base alle ore necessarie per svolgerle, lasciando spazio per la vita privata. Il tempo di ‘disconnessione’ è condizione necessaria per tenere alta la concentrazione e la produttività.

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Gestione di un team: flessibilità e fiducia

Il team leader imposta obiettivi precisi, lasciando al collaboratore la libertà di organizzare il proprio piano di lavoro per il conseguimento dei medesimi secondo le scadenze prestabilite. Si tratta del principio cardine della flessibilità. Ne consegue un patto di fiducia non solo fra chi riveste il ruolo di leader e il collaboratore / dipendente, ma anche fra tutti gli elementi del gruppo. Un buon capo saprà quando e come è opportuno monitorare, per tenere sempre alta la concentrazione del team.

Come gestire un team in smart working: contatti interattivi

Il contatto interattivo serve per confrontarsi sulle criticità e per aggiornarsi sullo stato dei lavori. L’innovazione tecnologica favorisce la condivisione dei flussi di lavoro (p.e. Cloud) e la comunicazione diretta (p.e. chat). Gestire un team da remoto significa sfruttare correttamente l’opportunità offerta dalla tecnologia non solo di restare sempre aggiornati, ma anche di percepire il ‘polso della situazione’, rendendo tutti i membri partecipi del proprio contributo.

Gestire un team: pianificazione real time

Il ‘diario di bordo’ del team, che stabilisce gli obiettivi e monitora le attività in corso, è uno strumento efficace per rendere il processo lavorativo organico, a patto che sia costantemente aggiornato. Si possono usare software per la creazione di liste e bacheche per gestire le priorità e controllare le scadenze. La tecnologia, sapientemente utilizzata, ottimizza l’accessibilità e favorisce la collaborazione diffusa.

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