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Follow Up Email: cosa è e come scriverla senza errori

Hai un’attività di comunicazione o di vendita? Allora non puoi trascurare il contatto con il cliente. Ecco perché dovresti conoscere a cosa serve la Follow Up Email e quali sono le regole per scriverla in modo efficace.

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La Follow Up Email è una corretta pratica di seguito che permette – a chi ha un’attività di comunicazione o di vendita – di controllare l’efficacia della sua azione, sollecitando la risposta del cliente. Quanto è importante utilizzare l’email di seguito? Lasciamo la risposta ad alcuni numeri che attestano i potenziali rischi per il proprio business causati dal trascurare la lettera di seguito commerciale:

  • Il 56% dei clienti dichiara un follow up di scarsa qualità e fra questi il 48% si lamenta con almeno altre 10 persone della brutta esperienza maturata con quella azienda/venditore. Lo ha rivelato uno studio condotto dalla prestigiosa “Harvard Business Review”.
  • Anche una sola azione di follow up può convertire il 22% in più di risposte.
  • Se è vero che il 92% delle persone si arrende ai primi quattro no di risposta, o di mancata risposta, da parte di un cliente è altrettanto vero che l’8% dei venditori – quelli che ‘seguono’ almeno cinque volte – generano l’80% di tutte le vendite/conversioni.

Follow Up Email: tempistiche e target

Dopo quanto tempo è consigliato scrivere una Follow Up Email? L’assunto dal quale partire è che nella schiacciante maggioranza dei casi la posta elettronica viene aperta il giorno stesso di invio e che se il messaggio è di un qualche interesse, il destinatario risponderà entro 24 ore. Oppure non risponderà affatto. Anche in questo caso, ci vengono in aiuto le analisi svolte dalle agenzie di web marketing specializzate, che confermano questo dato: circa il 90% dei destinatari apre e risponde, se intende rispondere, il giorno in cui riceve un’email.

Ciò premesso, ritorniamo alla domanda centrale: quando scrivere una email di follow up? Come regola generale, attendi circa 2-3 giorni prima di iniziare l’operazione di seguito. Ricordati che il tuo obiettivo è stimolare il cliente senza infastidirlo, ecco perché è importante scalettare ogni mail in modo da non essere contrassegnato come ‘spam’. Sei email di follow up, compreso il contatto iniziale, nell’arco di 30 giorni sono una frequenza giusta. Ovviamente, se hai in atto una campagna commerciale su vasta scala, ti sarà utile automatizzare la sequenza con un programma adeguato.

Un passo decisivo per il successo di una Follow Up Email è quello di decidere in anticipo su quale strategia puntare, in base agli obiettivi prefissati. Ecco qualche esempio di target:

  • ottenere ulteriori informazioni specifiche;
  • organizzare un appuntamento;
  • concludere una vendita.

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Follow Up Email come scriverla in modo efficace e senza errori

E adesso vediamo come scrivere una Follow Up Email e le regole per non commettere errori. Ecco le parti di cui si compone una lettera di seguito e i suggerimenti per svolgerle al meglio:

  1. Tone of voice: fondamentale è avere un tono di voce appropriato, anche se il tuo cliente lo ascolterà solo via email. Dovrai quindi impostare il modo di esporre a seconda dello scenario, per esempio se vuoi ricevere un feedback su un preventivo/progetto; oppure su un servizio per il quale il cliente ha mostrato interesse senza richiedere un contatto diretto; o ancora nel caso di un ‘approccio’ spontaneo.
  2. Oggetto email: i dati sono impietosi e dicono che il 69% degli utenti segnala una email come spam semplicemente in base al contenuto dell’oggetto. Hai perciò solo una riga per fare centro!
  3. Contenuto: ricorda al destinatario il motivo per il quale lo contatti nuovamente e fallo in modo diretto e conciso. Non dimenticare di metterti nei panni di chi legge e cerca di non enfatizzare troppo i passaggi nei quali esprimi eventuali tue considerazioni sul prodotto/servizio: poni il cliente al centro e preoccupati della sua opinione.
  4. Invito all’azione e conclusioni: la Follow Up Email deve avere un obiettivo e su quello è necessario mantenere la tua concentrazione. Se per esempio stai cercando di fissare un appuntamento, prova a suggerire una data e un luogo specifico. E quando arrivi alla chiusura fai in modo che sia naturale e in linea con le tue intenzioni e con il tono di voce.

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