Come fare un preventivo in maniera perfetta

Sapere come fare un preventivo in maniera corretta è fondamentale per un professionista o un’impresa perché è ciò che sancisce in maniera ufficiale l’inizio del rapporto lavorativo con il cliente. Troppo spesso, invece, questo aspetto viene trascurato, nella convinzione che si tratti di una pura formalità.

Anche i professionisti o le imprese che nutrono di un’ottima reputazione e che, in virtù di ciò, vengono spesso contattati da clienti interessati ai loro prodotti e/o servizi, rischiano di perdere importanti opportunità di business se non dedicano alla scrittura del preventivo la giusta attenzione. Il pericolo ancora maggiore è quello di spingere i propri potenziali clienti verso la concorrenza.

Non si tratta solo di scegliere il prezzo più corretto in base alle aspettative del cliente. Un preventivo stilato in maniera corretta ed efficace, infatti, è quello che riesce a presentare al meglio l’attività dell’azienda o il professionista e a mettere bene in evidenza l’elemento differenziante della propria offerta, che deve essere ritagliata su misura dello specifico cliente a cui è rivolto.

Questa guida include i migliori consigli su come scrivere un preventivo perfetto, capace cioè di aumentare le possibilità di chiudere positivamente la trattativa commerciale col cliente.

Cos’è un preventivo e a cosa serve

Un preventivo è un calcolo di previsione del costo di un determinato lavoro che un’azienda o un professionista sottopone a un potenziale cliente, ad esempio per la realizzazione di un e-commerce. Si tratta, a livello più pratico, di un documento che include tutte le voci di spesa, la cui somma va a determinare il costo finale per il cliente che riceve il preventivo.

Attraverso questa proposta di contratto, l’azienda o il professionista si impegna con il cliente a eseguire tutte le prestazioni messe nero su bianco all’interno del preventivo, nelle esatte modalità e allo stesso prezzo indicati nel documento.

Come impostare un preventivo: i migliori consigli

Oltre ai dettagli precisi della propria offerta commerciale, con un focus particolare sui risultati concreti di cui può beneficiare il cliente, ci sono altri elementi che non devono assolutamente mancare all’interno del preventivo di un’azienda o professionista.

Innanzitutto, è fondamentale che la data sia ben segnalata in evidenza all’interno del preventivo, in modo tale da rappresentare un punto di riferimento chiaro e inequivocabile per ogni comunicazione futura riguardante il medesimo oggetto. Può essere utile, a tal proposito, salvare il file inserendo la data nel titolo del documento. Un ulteriore consiglio relativo alla data, che può apparire banale ma che in realtà è assai importante, è quello di rispondere in maniera tempestiva alla richiesta di preventivo formulata dal potenziale cliente.

Oltre alla data è opportuno indicare la scadenza del preventivo: con il mercato in continua evoluzione, un’offerta relativa alla fornitura di un prodotto o di un servizio, dalla realizzazione di un sito web alla sua ottimizzazione, non può che essere limitata nel tempo. Il rischio, in questo caso, è quello di mettere un’eccessiva pressione al potenziale cliente: si consiglia, pertanto, di indicare una scadenza non troppo ravvicinata.

La questione temporale non si esaurisce qua: nel preventivo, infatti, bisogna includere necessariamente anche le precise tempistiche della durata del lavoro o di consegna del prodotto. In questo caso è sempre bene precisare che il proprio lavoro inizierà solo al momento in cui il cliente accetterà e firmerà il preventivo. Così facendo è possibile tutelarsi in caso di ritardi.

Per essere completo, un preventivo deve contenere poi al suo interno tutti i dati delle due parti. A questo proposito, per esempio, è consigliabile indicare espressamente informazioni preziose quali la qualifica, la ragione sociale, la Partita IVA e i recapiti di contatto.

All’interno del preventivo bisogna precisare in maniera chiara e inequivocabile tutte le voci di spesa. È opportuno collegare ciascuna di esse a uno specifico servizio/prodotto offerto al cliente, in modo da non lasciare spazio a incomprensione alcuna.

In aggiunta alle voci di spesa è necessario indicare anche le modalità di pagamento a disposizione del potenziale cliente, incluse le tempistiche entro cui il pagamento va eseguito. Nel caso in cui il lavoro sia particolarmente lungo e oneroso o sia necessario anticipare delle spese è possibile richiedere al cliente un acconto sul pagamento. Allo stesso modo si può proporre una rateizzazione dello stesso. Anche in ciascuno di questi casi, però, è opportuno precisarlo in maniera esplicita e dettagliata in fase di scrittura del preventivo.

L’ultimo campo che non deve assolutamente mancare in un preventivo è lo spazio riservato alla firma del cliente. Solo in questo modo, infatti, se si sono seguiti tutti i consigli su come scrivere il preventivo perfetto, sarà possibile ottenere il sì ufficiale e definitivo del cliente.