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Cos’è la firma elettronica, a cosa serve e come ottenerla

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La firma elettronica è uno degli strumenti digitali di cui piccole e medie imprese non possono fare a meno. È di vitale importanza nelle comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione e con clienti e fornitori. Come si può intuire dal nome, la firma elettronica è uno strumento per autenticare documenti e ha la stessa valenza della firma autografa.

Esistono diversi tipi di firma elettronica che si differenziano per livello di sicurezza e per valore legale. La firma elettronica “classica” è quella più semplice da utilizzare, ma che allo stesso tempo garantisce standard di sicurezza minori e per essere identificata è necessario l’intervento di un giudice. Pe le PMI la tipologia più indicata è la firma digitale che viene applicata sui documenti tramite l’utilizzo di un dispositivo ad hoc e utilizza sistemi di crittografia asimmetrica per garantirne la sicurezza. Oltre che dalle aziende, la firma digitale può essere utilizzata anche dai libero professionisti e dai semplici cittadini. Esiste anche la Firma Elettronica Qualificata (FEQ), ma rispetto alla firma digitale offre un livello di sicurezza leggermente inferiore.

Per ottenere la firma digitale occorre seguire una procedura abbastanza lunga e acquistare un kit ad hoc. Ecco cosa fare per richiedere la firma digitale.

Cos’è la Firma Elettronica

Per spiegare cosa è la Firma elettronica prendiamo in prestito la definizione presente nel Codice dell’Amministrazione Digitale: “La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.

Per svolgere questa funzione risponde a tre requisiti fondamentali:

  • Autenticità: perché assicura l’identità della persona o impresa che firma
  • Integrità: garantisce che i documenti non sono stati modificati dopo essere stati firmati
  • Non ripudio: assicura che un documento firmato con FEQ non può essere ripudiato da chi lo ha firmato.

Bisogna precisare che, questi attributi, non possono essere associati a tutti i tipi di firma elettronica, ognuna con le sue caratteristiche e peculiarità.

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La firma elettronica semplice, per esempio, non prevede alcuna forma di protezione e assume valore legale solo se viene certificata da un giudice. Esiste poi la firma elettronica avanzata e quella qualificata che hanno un valore legale solo se rispettano determinate condizioni. Come detto in precedenza, lo standard più elevato di sicurezza è garantito dalla firma digitale che utilizza un sistema crittografico asimmetrico per autenticare i documenti.

Come funziona la firma digitale

La caratteristica che contraddistingue la firma digitale dalle altre tipologie di firma elettronica è l’utilizzo della crittografia. Cosa vuol dire? Ad ogni titolare di firma elettronica viene fornita una coppia di chiavi crittografiche, ossia due numeri binari di lunghezza pari. La chiave crittografica viene installata all’interno di un dispositivo elettronico sicuro pensato appositamente per questo scopo: può essere un token oppure una smart card, l’azienda ha la massima libertà di scelta.

Le due chiavi crittografiche assegnate al titolare della firma digitale non sono identiche: una, infatti, è di dominio pubblico, mentre la seconda è privata.

A cosa serve la firma digitale

Questo strumento può essere utilizzato in tanti contesti. Innanzitutto, si rivela obbligatorio per alcune categorie professionali, come gli avvocati, che devono utilizzarla per accedere a precisi servizi ministeriali.

È molto utile anche per le aziende. Innanzitutto, è obbligatoria per autenticare le fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione, mentre è facoltativa per compravendite e contratti tra privati e tra aziende. Inoltre, si può utilizzare per firmare procedimenti giudiziari, bilanci aziendali, atti amministrativi e altri documenti

Come ottenere la firma digitale

La firma elettronica qualificata è inserita all’interno di un Kit per l’identità digitale che comprende anche il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

Il kit si presenta in diversi supporti: una smart card, che si utilizza con l’apposito lettore, o una chiavetta USB, che può includere anche la smart card e tutti i software per creare e gestire la firma digitale.

Naturalmente l’acquisto del dispositivo non basta per ottenere la firma digitale, che deve essere assegnata da parte di un ente certificatore qualificato riconosciuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (sul sito è possibile trovare la lista di tutti gli enti certificatori attivi). I titolari di un’impresa possono chiedere la firma digitale anche alla propria Camera di Commercio.

L’iter per ottenere la firma digitale è piuttosto lungo ed è necessario rispettare tutti i passaggi. La prima cosa da fare è acquistare il kit per la firma digitale. Online ne sono disponibili diversi tipi e il prezzo varia tra i 30 e gli 80 euro, a seconda se si preferisce utilizzare la smart card o una chiavetta USB.

Dopo aver scelto il modello bisogna iscriversi sul sito dell’ente certificatore, inserendo i propri dati personali e un documento d’identità valido. A questo punto è necessario verificare la propria identità. Ci sono quattro possibilità: presso un pubblico ufficiale andando in Comune; centro di spedizione o ufficio postale; a domicilio durante la consegna del kit per la firma digitale; via web tramite webcam (non tutti gli enti offrono questo servizio).

Completato anche questo passaggio, bisogna attivare il kit per la firma elettronica. Lo si può fare dal sito dell’ente certificatore e la procedura cambia a seconda dell’ente scelto.

Quanto costa ottenere la firma digitale

Per avere la firma digitale il costo principale riguarda il dispositivo. Si può acquistare online per una cifra che va tra i 20 e i 40 euro per la smart card e sale tra i 60 e gli 80 euro per il token USB. In alcuni casi si può ottenere anche gratis: ad esempio alcuni ordini professionali e Camere di Commercio lo rilasciano in fase di iscrizione.

Come usare la firma digitale

Una volta ottenuto il kit per la firma digitale è necessario scaricare i driver e i software per apporre la firma sui documenti della propria azienda. Solitamente nel kit sono già presenti i programmi da utilizzare per inserire la firma. L’utilizzo è abbastanza semplice: basta selezionare l’estensione del documento da autenticare e avviare l’operazione.

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