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Che cosa è la digitalizzazione e perché è importante per le PMI

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La digitalizzazione aziendale è una delle tante sfide imposte dall’attuale periodo storico. Nonostante la tecnologia sia diventata parte integrante della nostra esistenza, molte aziende faticano a inserirla nei propri processi in modo sicuro e costante. Questo succede soprattutto nelle imprese vecchio stampo che, oltre ad acquisire figure professionali e strumenti adatti, devono operare un profondo cambio di mentalità. D’altronde, digitalizzare non significa esclusivamente inviare un’e-mail al posto di una lettera commerciale. Vuol dire adattare tutti i processi aziendali alle esigenze imposte dall’era digitale, dove velocità d’esecuzione ed efficienza rivestono ruoli cruciali.

Questa operazione si rivela importante soprattutto per le piccole e medie aziende che devono muoversi in un mercato sempre più competitivo e caratterizzato da cambiamenti continui. I consumatori pretendono risultati ottimi in tempi brevissimi e se un’azienda non è in grado di offrire tutto questo, fatica a rimanere a galla. Fortunatamente negli ultimi anni molti imprenditori italiani hanno compreso l’importanza della digitalizzazione. Ciò si deve anche alle agevolazioni statali pensate per chi vuole operare la cosiddetta digital transformation. Sapere cos’è la digitalizzazione, conoscerne i vantaggi e le agevolazioni a disposizione delle aziende è il primo passo per operare un cambiamento efficace.

Che cosa è la digitalizzazione

Molti imprenditori si illudono che digitalizzare la propria attività significhi semplicemente convertire i documenti cartacei in file elettronici da conservare dentro il computer. In realtà la digitalizzazione è un percorso complesso, che richiede un cambio di mentalità e di organizzazione aziendale soprattutto da parte delle imprese con molti anni di attività sulle spalle. Far capire al management che per restare competitivi in un mondo globalizzato le strategie dei primi anni 2000 non sono più efficienti è la parte più difficile. Molto vedono il processo di digitalizzazione come una spesa superflua e non come un investimento ad alto rendimento. L’obiettivo è sfruttare le opportunità offerte dalla tecnologia in modo da aumentare le performance.

A tal fine, occorre rivedere completamente strategia e processi produttivi. Il primo passo è operare una riorganizzazione, introducendo o formando professionisti con competenze digitali. Il cambiamento deve essere guidato da una figura competente che, dopo aver analizzato la situazione aziendale, sia pronta ad avviare e gestire il processo di trasformazione: l’innovation manager.

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Il secondo step che facilita la digitalizzazione nelle imprese è l’introduzione di tecnologie capaci di rendere i processi aziendali più fluidi, efficienti e veloci. Non basta avere un computer, creare un indirizzo di posta elettronica oppure usare uno smartphone per sentirsi digitali.

Una delle tante sfide lanciate dalla trasformazione digitale è quella di eliminare la carta dagli uffici. In quest’ottica, i documenti vengono creati, elaborati e archiviati all’interno di computer e con l’aiuto di altri dispositivi elettronici. Non serve più avere registri cartacei, fogli, faldoni, cartelle e quant’altro. Al loro posto compaiono file, cartelle elettroniche, software gestionali, terminali e quant’altro.

Accanto alla creazione e l’archivio di documenti, l’azienda deve pensare ad un nuovo modo di comunicare e condividere informazioni e documenti. Al posto dell’enorme armadio poggiato alla parete dell’ufficio principale, appare quindi una rete aziendale dove i documenti sono facilmente accessibili e condivisibili dai singoli computer dei dipendenti.

Insomma, per capire a colpo d’occhio se un’impresa è coinvolta in un processo di digital transformation basta guardare le scrivanie del personale: se non è presente neanche un faldone e tutto è gestito tramite computer, allora sicuramente si è a buon punto.

Digitalizzazione delle PMI: quali sono i vantaggi?

Come abbiamo accennato, la digitalizzazione è un processo fondamentale per le piccole e medie imprese, che devono lottare ancora più duramente per imporsi sul mercato. Le loro risorse sono minori rispetto a quelle di una grande azienda: occorre gestire capitali in modo più attento e consapevole.

La digitalizzazione si rivela quindi una scelta necessaria, capace di apportare tanti vantaggi in un’azienda. Innanzitutto, l’eliminazione della carta è una scelta sostenibile e permette di avere un risparmio in termini di spazio: tutto viene conservato e gestito tramite un computer poggiato sulla scrivania, senza archivi e armadi dove magari regna il caos.

Infine, dopo aver definito e assimilato le nuove competenze e gli strumenti digitali, ecco che i tempi necessari per raggiungere un risultato si riducono sensibilmente. Questo è sicuramente il vantaggio competitivo più importante che convincerà definitivamente anche gli imprenditori più incerti. D’altronde il tempo è denaro, quindi meglio sfruttarlo al meglio e introdurre fin da subito la trasformazione digitale in azienda.

Come digitalizzare l’azienda: le agevolazioni

Avviare un processo di digitalizzazione dell’azienda ha un costo, che in alcuni casi può rivelarsi anche piuttosto elevato. Per questo motivo il Ministero dello Sviluppo Economico ha varato una misura economica che aiuti le imprese. L’agevolazione prende il nome di “Voucher per consulenza in innovazione” e prevede un supporto finanziario per le imprese che chiedono aiuto a un Innovation manager per rivoluzionare l’organizzazione e la struttura dell’azienda.

Il MiSE ha anche creato un albo degli Innovation Manager dove le PMI possono scegliere il consulente che meglio si adatta alle proprie necessità. Il Voucher prevede che l’Innovation Manager lavori con l’azienda per un periodo di almeno nove mesi. Le risorse stanziate superano i 90 milioni di euro e per il 2020 e 2021 sono previsti ulteriori fondi.

Il “Voucher per consulenza in innovazione” non è l’unico strumento che le aziende possono utilizzare per avviare il processo di trasformazione digitale. Il MiSE mette a disposizione anche fondi per l’acquisto di macchinari intelligenti (la Nuova Sabatini), mentre le singole Regioni hanno avviato programmi di accompagnamento con fondi dedicati. Il processo di digitalizzazione è ineluttabile e non può essere rimandato: il rischio è di diventare obsoleti e perdere quote di mercato.

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