Spedire all'estero: procedure e suggerimenti da seguire

Le procedure che regolano le spedizioni internazionali trasformano l’operazione di spedire all’estero in un’attività con criticità soprattutto per le tempistiche, oltre che per i costi.

Per aziende e privati però si tratta di un’operatività che, se fatta bene, può aumentare il giro di affari del proprio negozio online. Ecco perché è importante svolgere correttamente tutti i passaggi, dal packaging alla scelta del corriere, così da automatizzare il processo ed economizzarlo.

Ecco gli aspetti ai quali prestare maggiore attenzione.

Avvertenze generali per spedire all’estero

Cominciamo con il dire che per fare una spedizione estera dobbiamo procedere con il medesimo metodo che utilizziamo per quelle nazionali:

• Imballaggio e pacco
• Lettera di vettura
• Prenotazione del ritiro
• Consegna al corriere

Il discorso cambia sui documenti che accompagnano la spedizione: la documentazione deve fare riferimento a normative locali che regolano eventuali restrizioni doganali per ingresso e transito di determinate tipologie merceologiche.

Tale principio ha un valore non soltanto formale ma anche sostanziale: gli elementi relativi alla legislazione sulle spedizioni all’estero impattano sui costi. Per esempio potrebbe essere necessario rivolgersi ad un corriere specializzato per determinati tipi di prodotti, oppure ad un corriere operativo su specifiche aree geografiche.

Spedizioni internazionali: documenti necessari e normativa

Entriamo adesso nel dettaglio affrontando il principale scoglio: quello della documentazione di accompagnamento per la spedizione estera. La differenza basilare è fra spedire in un Paese dell’Unione Europea, oppure spedire in un Paese extracomunitario.

Spedire all’estero verso un Paese UE

Spedire verso un Paese dell’Unione Europea non è difficile, grazie agli accordi di semplificazione doganale. Sono sufficienti tre copie della lettera di vettura: una da applicare al pacco, una consegnare al corriere e una da conservare firmata.

N.B. Il Codice Doganale dell’Unione Europea entrato in vigore nel maggio 2016, ha apportato fra le novità la cosiddetta “origine preferenziale delle merci”, studiata per concedere benefici se non addirittura esenzione dai dazi su merci che soddisfano precisi requisiti (p.e. rilascio del certificato EUR1). Se un Paese, non appartenente al regime doganale UE firma con la medesima un accordo, riceve e ottiene un trattamento preferenziale sull’esportazione/importazione delle merci spedite da UE e verso UE. Tali benefici hanno effetti positivi, come sconti e semplificazione burocratica, su chi deve spedire all’estero dall’Italia.

Spedire all’estero verso un Paese non UE

Poiché ogni Paese ha regole proprie, che stabiliscono dazi e restrizioni sulle merci, è consigliabile fare delle verifiche preventive sui siti dei singoli Stati, nonché sulla banca dati della Commissione Europea per orientarsi nelle diverse procedure doganali. In linea di massimo la documentazione per spedire verso un Paese non UE è questa:

• Fattura commerciale / Proforma: riporta indicazioni sul contenuto e sul valore di mercato della merce.
• Dichiarazione di Libera Esportazione: contiene tutte le informazioni obbligatorie per spedire al di fuori dell’Unione Europea, come ad esempio la motivazione della spedizione e la dichiarazione di conformità della merce alle regole del Paese di invio.
• Codice identificativo EORI (Economic Operator Registration and Identification) per gli operatori commerciali.

Come scegliere il packaging per spedizioni all’estero?

La prima mossa per individuare il perfetto packaging per spedire all’estero, ma anche in Italia, è studiare la tipologia di materiale (fragile, comprimibile, smontabile etc.) e il mezzo di trasporto (aereo, furgone, treno, nave), magari privilegiando soluzioni ecosostenibili. La seconda mossa è quella di non risparmiare sull’imballaggio, perché la merce danneggiata comporta resi e rimborsi. Dopodiché ecco qualche consiglio pratico per procedere:

• Utilizzare scatole rigide e resistenti.
• Apporre una doppia etichetta, esterna ed interna, con indirizzo di consegna e mittente.
• Imballare singolarmente gli oggetti contenuti nella scatola, utilizzando materiali anti urto.
• Sigillare la confezione con nastro adesivo per spedizioni.

Come scegliere il corriere per e-commerce estero?

I corrieri presentano decine di offerte adatte ad ogni tipo di spedizione. Queste sono alcune di quelle disponibili:

• Spedizioni all’estero con UPS: il sito ufficiale di UPS illustra tutte le tipologie di spedizioni internazionali e di servizi cargo per chi ha bisogno di spedire merci all’estero.
• Spedizione internazionale Poste Italiane: Poste Delivery International Standard consente di inviare pacchi fino a 20 kg e di lunghezza massima 105 cm, in tutto il mondo.
• Spedire all’estero con BRT: il “Servizio Europa su Strada” raggiunge tutti i Paesi del continente europeo; mentre il “Servizio Internazionale Aereo”, in collaborazione con FedEx, permette la spedizione espressa di buste fino a 2,5 kg e pacchi fino a 68 kg.
• Spedizione estero DHL: è possibile usare tipi di carico articolati come (pallet e container) e singoli. La merce può essere trasportata via aerea, via mare, via terra o su linea ferroviaria. Sono considerati ingombranti i pacchi al di sopra dei 31,5 kg.

Consigli per ridurre i costi di spedizione all’estero

Riassumendo ecco i passaggi che permettono di abbattere le spese di spedizione verso l’estero:

1. Studiare la normativa del Paese di consegna per calcolare dazi e costi (se previsti) e per evitare di spedire prodotti non conformi.
2. Scegliere un packaging che conservi integra la merce.
3. Affidarsi al corriere che offre la migliore soluzione in base ai tempi di consegna e all’affidabilità del servizio.