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Fatturazione elettronica: guida all’uso per le PMI

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L’impatto non è stato dei migliori. Le preoccupazioni attorno all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati erano inizialmente molte, tanto che alcuni (i più pessimisti, bisogna ammettere) prevedevano una sorta di catastrofe fiscale, e non solo. Dopo qualche inciampo iniziale, però, la fattura elettronica tra privati è entrata pienamente a regime, ottenendo risultati addirittura superiori a quanto ci si aspettava inizialmente.

Secondo i dati diffusi dall’Agenzia delle Entrate, nel primo anno di operatività (dal 1 gennaio al 31 dicembre 2019) dai server del Sistema di Interscambio sono passati oltre 2 miliardi di documenti fiscali, inviati da 3 milioni 865 mila soggetti. E, come è semplice immaginare, la stragrande maggioranza di questi sono Piccole e Medie Imprese, che ogni giorno hanno a che fare con l’invio e la ricezione di fatture elettroniche da parte di fornitori e clienti. E proprio per le PMI, che possono contare su meno risorse economiche e umane, sono quelle che hanno pagato il maggior scotto iniziale con la fattura elettronica.

Uno scotto che, ancora oggi, si trovano a dover fronteggiare le micro, piccole e medie imprese appena nate e alle prese con i primi adempimento burocratici e fiscali. Una guida alla fattura elettronica per le piccole e medie imprese, dunque, può tornare molto utile per capire che cos’è la fatturazione elettronica, chi sono i soggetti che devono emetterla obbligatoriamente e quali sono le indicazioni da seguire per evitare di incappare in sanzioni.

Fatturazione elettronica tra privati: cos’è e chi riguarda

Introdotta obbligatoriamente a partire dal 1 gennaio 2019 (dopo diversi rinvii), la fatturazione elettronica è il sistema di emissione, trasmissione e conservazione dei documenti fiscali messo a punto dall’Agenzia delle Entrate con l’obiettivo di ridurre l’evasione fiscale e l’evasione IVA. Di fatto, con la fattura elettronica scompare l’obbligo di emettere fattura cartacea, a favore di documenti fiscali digitali che possono essere recapitati in appositi “cassetti fiscali” o nella casella di Posta Elettronica Certificata.

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati riguarda, di fatto, tutte le aziende e tutti i professionisti dotati di partita IVA (e, dunque, anche tutti i privati che usufruiscono di servizi o acquistano prodotti da uno di questi soggetti). Ci sono, però, delle eccezioni all’obbligatorietà. Non devono infatti utilizzare la fattura elettronica:

  • Le partite IVA in regime dei minimi;
  • Le partite IVA in regime forfettario;
  • I soggetti che erogano prestazioni sanitarie e inviano dati attraverso il Sistema Tessera Sanitaria;
  • I piccoli produttori agricoli.

Va detto che per le partite IVA in regime forfettario l’utilizzo della fatturazione elettronica è opzionale: in caso fosse utilizzata, sono previste agevolazioni a livello di controlli fiscali.

Fattura elettronica: le indicazioni per le PMI

Una micro, piccola e media impresa appena nata e che non sa come funziona la fatturazione elettronica ha dunque la necessità di conoscere quali siano gli elementi imprescindibili per fare fattura elettronica. Anche se, nella stragrande maggioranza dei casi, non sarà necessario conoscere nel dettaglio tutte le specifiche tecniche dietro il funzionamento della fatturazione elettronica, ci sono alcuni concetti e alcuni termini che saranno di grande aiuto nel momento in cui si dovrà emettere (o ricevere) la fattura elettronica.

  • Tracciato XML. Si tratta del “modello” creato dall’Agenzia delle Entrate sul quale basarsi per creare le proprie fatture elettroniche. Viene aggiornato periodicamente, per aggiungere nuovi campi e nuovi codici tributo e per tenerlo al passo con la nuova normativa fiscale licenziata dal Parlamento. Il tracciato è realizzato in XML, un linguaggio di markup utilizzato in ambito di sviluppo software per definire gli elementi che andranno poi inseriti in un documento. Come vedremo tra poco, per fare fattura elettronica non sarà necessario imparare il linguaggio XML
  • Sistema di interscambio. Detto anche SdI, è il “cuore pulsante” dell’infrastruttura tecnologica che l’Agenzia delle Entrate e Sogei hanno realizzato per gestire il flusso di fatture elettroniche inviate da tutte le aziende e pubbliche amministrazioni. Il Sistema di Interscambio si occupa di ricevere le fatture, validarle (controllarne la correttezza, in base alle istruzioni previste dalla legge) e inviarle al legittimo destinatario
  • Codice SDI. Potremmo definirlo come “l’indirizzo di residenza” dei soggetti che devono emettere (o ricevere) la fattura elettronica. E’ un codice numerico composto da sette cifre, legato indissolubilmente al destinatario della fattura. Deve essere inserito nel campo “Destinatario” del modello di fattura elettronica, in modo che il sistema di insterscambio sappia a quale “cassetto” inviare il documento fiscale. In caso di invio a un privato cittadino (che non può vedersi assegnare un codice SDI) nel campo “Destinatario” dovrà essere inserita la stringa “0000000” e, se disponibile, indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario

Come emettere fattura elettronica

Come si fa fattura elettronica? Le indicazioni su come comportarsi arrivano direttamente dall’Agenzia delle Entrate, che indica tre diverse possibilità.

  • Piattaforma Agenzia delle Entrate. L’AdE mette a disposizione sul portale “Fatture e Corrispettivi” un applicativo che permette di fare fattura elettronica e inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. L’interfaccia utente è estremamente lineare e intuitiva, anche se la procedura di compilazione potrebbe richiedere anche qualche minuto per ogni singola fattura. Per emettere fattura si dovrà accedere effettuando il login con SPID, Carta Nazionale dei Servizi oppure credenziali Entratel, accedere al servzio e creare una nuova fattura;
  • App Agenzia delle Entrate. Su App Store (per iPhone) e su Play Store (per dispositivi Android) è possibile trovare e scaricare l’app gratuita Fatturae, che permette di fare fatture elettroniche direttamente da smartphone o tablet. La procedura è la stessa descritta per l’applicativo web dell’Agenzia;
  • Software amministrativi-gestionali di terze parti. Diverse case sviluppatrici hanno realizzato software da installare e piattaforme web ad hoc per la fattura elettronica. Nella stragrande maggioranza dei casi, si tratta di veri e propri software gestionali-amministrativi che, oltre ad amministrare il flusso di fatture in entrata e in uscita, consentono di avere sempre sotto controllo la situazione di cassa, gestire gli insoluti e molto altro ancora.

La scelta migliore tra le tre opzioni a disposizione dipende dalle dimensioni della PMI e dal flusso di fatture che emette o riceve. Le piattaforme messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (sia la piattaforma web, sia l’app per smartphone), ad esempio, sono la soluzione più economica a disposizione, ma anche quella che richiede maggior tempo per impostare, compilare e inviare i documenti fiscali.

Scegliere una piattaforma web o un software differente da quella dall’Agenzia delle Entrate potrebbe comportare maggiori costi nel breve periodo, ma nel medio e lungo periodo consentirà di ottimizzare il flusso di lavoro e ottenere “risparmi di scala”. Inoltre, una volta che la piattaforma è stata impostata, la creazione e l’invio delle fatture elettroniche sarà semplice e veloce, consentendo anche di risparmiare tempo. Una soluzione, quella del software gestionale-amministrativo, indicata soprattutto per le imprese di medie e grandi dimensioni (ma non solo), che potranno avvantaggiarsi della maggior flessibilità della piattaforma, della sua versatilità e della possibilità di fare fattura elettronica in maniera più veloce.

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