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Come migliorare le performance del CRM con la pulizia dei dati

La pulizia dei dati è essenziale per migliorare le prestazioni del proprio CRM: come ripulire l’archivio e ottenere benefici per il business

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Curare la relazione coi clienti è fondamentale per far conoscere le novità del proprio brand e aumentare le conversioni. Le aziende possono ricorrere all’uso di un software CRM (Customer Relationship Management) che permette di creare un database con i dati di tutti i clienti che hanno già fatto l’acquisto di un servizio o prodotto offerto, e raccogliere i lead dei potenziali clienti. L’archivio potrà essere utilizzato per attuare delle strategie di marketing efficaci, come l’invio di newsletter, le campagne di email direct marketing (DEM) e via SMS. Per questo motivo, tenere il database in ordine è un passaggio importante da non sottovalutare, operando periodicamente una pulizia dei dati. Proprio l’attività di pulizia permette di migliorare le performance del CRM e ottenere i risultati delle strategie messe in atto dalle aziende. Ecco alcuni consigli per tenere i dati “puliti” e funzionali.

Pulizia dei dati del CRM: cosa si intende

Si pensi ai contatti presenti sul proprio smartphone: trovare il giusto numero o una email diventa complicato se ci sono schede contatto duplicate o con voci mancanti. Per un business, il CRM è un elenco di contatti che deve contenere per ogni scheda cliente tutte le informazioni più importanti. Oltre al numero di telefono o l’email, ci dovranno essere dati sugli acquisti fatti, le preferenze e tutto ciò che permette di fare una più attenta profilazione degli interessi del cliente. Un database CRM dovrà quindi evitare contatti duplicati, schede con informazioni mancanti o imprecise. Per sfruttare al massimo il proprio software CRM sarà necessario tenere l’archivio pulito e in ordine.

Pulizia dei dati del CRM: definire un piano

Il primo passo per fare una pulizia dei dati del CRM è quello di definire un piano, che dovrà tenere in considerazione da dove provengono le informazioni, se sono precise e soprattutto complete. Per questo motivo, sarà necessario definire le informazioni in base alle liste di clienti potenziali, esistenti e fornitori, valutando i metodi di raccolta dei dati e definire un sistema per tenerli sempre in ordine, facilitando la consultazione.

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Controllare i dati prima dell’inserimento nel CRM

Una fase importante della creazione del database CRM è quella di controllare i dati prima che vengano inseriti in archivio. Quando si immettono le informazioni su un cliente o su un fornitore, sarà bene fare dei controlli preventivi che permettano di tenere in ordine il database. Una buona pratica è anche quella di chiedere ai propri clienti di aggiornare periodicamente le loro informazioni, dai contatti mail e telefonici agli indirizzi di spedizione o fatturazione, così da assicurarsi che tutti i dati siano sempre aggiornati e corretti.

Pulizia dei dati del CRM: eliminare i duplicati

Uno dei problemi che può influire in modo negativo sulle performance del CRM è la presenza di dati duplicati nell’archivio. In questo caso, è importante eseguire periodicamente una ricerca e verifica di tutte le schede presenti nel database. L’obiettivo è individuare le schede duplicate, verificare che contengano tutte le informazioni di un cliente e, se entrambe contengono dati parziali, unirle in una sola scheda che sia il più possibile completa. Questa operazione richiede tempo, soprattutto quando la base clienti è molto grande, pertanto sarà bene scegliere un software CRM o dei programmi specifici che siano in grado di segnalare queste schede e aiutare nel lavoro di eliminazione dei duplicati.

Pulizia dei dati del CRM: come mantenere l’ordine

Tutte le operazioni precedenti permettono di ottenere un archivio dove i dati sono puliti e in ordine, ma si tratta solo di un punto di partenza. Un buon software CRM consente di raccogliere nuove informazioni sui clienti, sia potenziali che acquisiti, ogni giorno e i nuovi dati avranno bisogno di essere controllati e verificati. Per mantenere l’ordine ottenuto sarà quindi necessario ripetere le operazioni di controllo delle schede cliente nell’archivio, così come cercare i duplicati ed eliminarli. In questo modo, si potrà contare su un database aggiornato e completo, che integrato nella strategia di marketing permetterà di migliorare le prestazioni del CRM utilizzato sia dalle piccole che dalle medie imprese.

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