Gestione documenti: cos'è, vantaggi e soluzioni

Datare, ordinare e permettere di rintracciare i documenti in poco tempo e in maniera efficace. Ecco a cosa serve una corretta gestione dei documenti all’interno di un’azienda. Vediamo quali sono i vantaggi e quali sono le migliori soluzioni per una gestione professionale dei documenti digitali.

Pubblicato il 22 agosto 2023
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La gestione documenti è una problematica molto diffusa all’interno dei contesti aziendali, specialmente se il team non si è correttamente adeguato al passaggio dalla documentazione cartacea a quella digitale.

In questa guida si vuole fare luce su quelle che sono le migliori soluzioni per la gestione della documentazione, in modo da aiutare qualsiasi imprenditore a dirigere la propria attività in maniera ottimizzata. Verranno spiegati, quindi, nel dettaglio, quali sono e come funzionano i migliori software gestione documenti clienti in cloud, ovvero software per la gestione dei documenti studiati per ordinare e rintracciare i file in pochi secondi, snellendo i processi interni e permettendo di concludere pratiche importanti in poco tempo.

Nel prossimo paragrafo, cominceremo con il chiarire quali sono i vantaggi principali di una gestione della documentazione ben organizzata.

Portale gestione documenti: vantaggi e punti di forza

La gestione dei documenti aziendali tramite strumenti digitali, come ad esempio le soluzioni CRM, permette vantaggi non di poco conto, che rivoluzionano l’efficienza e la praticità nell’ambito lavorativo e personale.

Uno dei principali vantaggi è la riduzione dell’utilizzo della carta, che contribuisce così alla salvaguardia dell’ambiente. Questo si traduce in minori costi di stampa, archiviazione e smaltimento dei documenti cartacei, oltre a liberare spazio fisico negli uffici.

Un altro punto di forza è la facilità di accesso e condivisione dei documenti. La digitalizzazione permette di archiviare i documenti in cloud o in sistemi di archiviazione digitali, consentendo a più persone di accedervi contemporaneamente da diverse posizioni geografiche. Ciò promuove la collaborazione in tempo reale, aumentando la produttività e riducendo ritardi dovuti alla mancanza di accesso ai documenti.

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La ricerca e il recupero dei documenti diventano più rapidi ed efficienti grazie agli strumenti di indicizzazione e ricerca testuale. A differenza dei metodi tradizionali, che richiedono la ricerca manuale tra file cartacei, la gestione dei documenti digitali consente di trovare informazioni specifiche con pochi clic, risparmiando tempo prezioso.

La sicurezza è un altro aspetto cruciale, in quanto i sistemi di gestione documentale consentono di stabilire livelli di accesso e autorizzazioni, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare, modificare o condividere determinati documenti. Inoltre, la possibilità di creare copie di backup e implementare misure di crittografia protegge i dati da perdite accidentali o accessi non autorizzati.

I documenti digitali possono essere integrati con flussi di lavoro automatizzati, consentendo di semplificare attività ripetitive come l’approvazione dei documenti, l’invio di notifiche o la generazione di report. Questo riduce gli errori umani, accelera i tempi di esecuzione e libera le risorse per compiti di maggiore valore.

Infine, la gestione dei documenti digitali facilita la conformità normativa e la conservazione a lungo termine. È possibile stabilire politiche di conservazione che consentono di mantenere i documenti per il periodo di tempo richiesto dalla legge o dalle esigenze aziendali, evitando problemi legali o la perdita di informazioni cruciali nel tempo. Ovviamente tutti questi vantaggi sono possibili solo se i software vengono pilotati e settati da professionisti del settore digitale.

Software gestione archivio documenti: soluzioni utili

Come anticipato, la gestione dei documenti online è vincente solo se ci si avvale di software professionali, dalle comprovate capacità.

Per essere certi di utilizzare software validi è importante accertarsi che questi siano capaci di:

  • Offrire un’esperienza di utilizzo semplice: i sistemi CRM o qualsiasi altro software per la gestione dei documenti devono essere facilmente pilotabili dai componenti del team di lavoro. Questo significa che devono prevedere delle funzioni intuitive e contenere dei comandi facili da comprendere;
  • Funzionalità avanzate di organizzazione e categorizzazione: questo include la capacità di creare cartelle, etichette o tag personalizzati per classificare i documenti in base a criteri specifici. Una solida funzionalità di ricerca è altrettanto importante, consentendo agli utenti di trovare rapidamente documenti anche tra grandi quantità di dati archiviati;
  • Massima sicurezza: il software deve offrire opzioni per gestire i livelli di accesso e autorizzazione, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati documenti. La crittografia dei dati in transito e a riposo, insieme a misure di autenticazione forte, contribuisce a proteggere i documenti sensibili da minacce esterne;
  • Integrazione con applicazioni esterne: come sistemi di email, suite di produttività o strumenti di collaborazione. Questo favorisce il flusso di lavoro senza soluzione di continuità e facilita lo scambio di informazioni tra diverse piattaforme;
  • Scalabilità: il software deve essere in grado di gestire un crescente volume di documenti e utenti senza compromettere le prestazioni. La possibilità di archiviare documenti in cloud può contribuire alla scalabilità, fornendo spazio di archiviazione aggiuntivo quando necessario;
  • Supporto tecnico costante: il fornitore del software dovrebbe offrire un’assistenza pronta ed efficiente per risolvere eventuali problemi o domande degli utenti. Aggiornamenti regolari e miglioramenti continuativi dimostrano l’impegno del fornitore nel mantenere il software sempre all’avanguardia.

Insomma, per sfruttare i vantaggi della gestione dei documenti online, è cruciale scegliere software che soddisfino requisiti come quelli appena indicati. Se necessiti di un software CRM in grado di automatizzare i tuoi processi aziendali, sappi che Italiaonline può mettere a tua disposizione una soluzione studiata nel dettaglio per soddisfare le tue aspettative.

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